Automatización de gestión de material audiovisual

De un proceso manual a un flujo 100% digital con Google Forms, Sheets, Docs, Apps Script y Make.com

Automatización de gestión de material audiovisual para CIFO L’Hospitalet

De un proceso manual a un flujo 100% digital con Google Forms, Sheets, Docs, Apps Script y Make.com

Resumen del proyecto

Diseñamos e implantamos una solución integral para la gestión de préstamos y devoluciones de material audiovisual en el CIFO L’Hospitalet. El sistema conecta solicitudes, documentos, inventario y notificaciones en un flujo automatizado y trazable, reduciendo errores y tiempo de gestión.

El circuito comienza con un formulario digital conectado al inventario (Google Sheets). Cada solicitud genera un documento oficial de cesión y envía correos personalizados al alumno y al técnico. Al devolver el material, el técnico accede desde el móvil a una consola de retorno (Apps Script) mediante enlace único y QR, valida el estado de cada equipo y el sistema actualiza el inventario en tiempo real.

Reto

• Formularios y papel poco trazables.
• Inventario desactualizado y sin control de disponibilidad.
• Mucho tiempo en tareas repetitivas para el equipo técnico.

Solución

• Formulario conectado a inventario con categorías y filtros.
• Generación automática de documentos y avisos.
• Consola móvil de retorno con UUID y QR, actualización instantánea de estado.

Flujo automatizado

1. Solicitud: el alumno rellena Google Forms con fechas y material; el sistema reserva y marca estado.
2. Documento: Google Docs genera la cesión y Make.com envía correos (alumno/técnico).
3. Retorno: el técnico abre la consola (link/QR), marca OK / Dañado / Falta por equipo.
4. Cierre: Apps Script actualiza el inventario y registra técnico, fecha y observaciones.

Resultados

• Inventario siempre actualizado y auditable.
• Menos incidencias y reducción de errores en entregas/devoluciones.
• Ahorro de tiempo para el personal técnico y la administración.
• Mejor experiencia para el alumnado y el centro.

Tecnologías

Google Forms, Google Sheets, Google Docs, Google Apps Script (Web App), Make.com, Gmail.

“Ahora gestionamos los préstamos en minutos y con total control. La consola de retorno nos ha simplificado la vida.”
— Equipo Técnico

Entregables

• Form de solicitud conectado a inventario
• Documento de cesión automático
• Consola móvil de retorno (link + QR)
• Correos transaccionales (alumno/técnico)
• Tablas de trazabilidad y KPIs

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